El Sistema Planificación y Monitoreo de Proyectos (PM-Project) incorpora los controles necesarios para administrar la Planificación Estratégica Institucional y registrar toda la gestión relacionada a la definición y el monitoreo del Plan Operativo, manejando los diferentes niveles estructurales desde los objetivos específicos por ejes hasta las actividades por unidad ejecutiva u organizacional, y las subactividades individuales de cada ejecutor del plan.

Además integra la Programación de las actividades específicas semanales, de las personas que intervienen en el rol operativo de la institución, con las actividades definidas en cada una de las unidades o las subactividades identificadas individualmente en el Plan Operativo, con el objetivo de poder extraer la tendencia de los esfuerzos realizados y los indicadores de monitoreo e impacto en función de los resultados planteados al inicio del ejercicio.

Otro aspecto determinante que hace del PM-Project una herramienta integral para el buen monitoreo del negocio en las actividades operativas institucionales, es que las programaciones específicas individuales registradas en períodos cortos de tiempo, pueden estar íntimamente relacionadas con los controles de combustibles y la administración del componente de transporte, para el manejo de los indicadores de rendimiento de los vehículos y la liquidación efectiva de los vales de combustible.

Adicionalmente también se cuenta con los registros necesarios para proveer la información completa del seguimiento de los proyectos y sus fuentes de financiamiento, identificando los resultados en los que han sido utilizados los fondos. Asimismo se puede tener el control integral de la relación que existe entre el nivel de las actividades planeadas por unidad y las transacciones financieras efectuadas y registradas a través de los componentes Administrativo − Financieros.

Los módulos con los que cuenta el PM-Project para mantener el control íntegro de la información que permiten detallar los datos de planificación y brindar un monitoreo de los indicadores de seguimiento, se describen a continuación:

• Planeación Estratégica

• Análisis Inicial
• Marco Lógico
• Análisis FODA
• Plan Operativo Anual
• Objetivos Específicos y Metas Operativas
• Macro actividades
• Actividades (por Unidad)
• Sub Actividades (por Persona)
• Programación de Actividades Específicas
• Seguimiento de Actividades Específicas
• Seguimiento de Sub Actividades
• Seguimiento de Actividades por Unidad
• Seguimiento de Macro actividades
• Monitoreo de Impacto

Reportes e informes

Entre los reportes e informes que contiene el PM-Project se pueden mencionar:

Planeación Estratégica

• Aspectos del entorno en la Planeación vigente

• Cuadros de análisis FODA

• Reportes generales y de relaciones entre los ámbitos de acción y las estrategias

• Matriz de relación entre los ámbitos de acción, los ejes estratégicos y las estrategias

• Matriz relacional de resultados, indicadores, medios de verificación y supuestos

• Impacto de ejes estratégicos de acuerdo al seguimiento de indicadores

Plan Operativo

• Reporte de objetivos y metas operativas por eje

• Avance de Macro actividades por meta operativa

• Avance de Macro actividades por meta operativa por unidad ejecutiva

• Actividades por Macro actividad y meta operativa

• Sub actividades por Actividad y Macro actividad

• Avance de objetivos

• Avance de metas operativas según los indicadores

• Resultados planeados vrs. Resultados logrados de metas operativas

• Avance financiero por meta operativa (Fondos presupuestados vrs. Fondos ejecutados)

• Avance financiero por macro actividad (Fondos presupuestados vrs. Fondos ejecutados)

• Avance financiero por actividad (Fondos presupuestados vrs. Fondos ejecutados)

• Actividades y sub actividades planeadas vrs lo ejecutado

• Reporte de alertas / logros

• Relación de actividades programadas contra actividades ejecutadas